Calcular la incertidumbre en Excel: ocho riesgos que un auditor puede señalar

Calcular la incertidumbre en Excel es válido y muy común. Excel es una buena calculadora. El problema aparece cuando la hoja se convierte en el sistema que respalda un certificado: quién cambió una fórmula, con qué versión se calculó, de dónde salió cada contribución y si el resultado se puede reproducir meses después. Este artículo reúne los riesgos que con más frecuencia se discuten en una evaluación, el requisito al que se asocia cada uno y un control concreto para reducirlo.

¿Qué exige la norma sobre las hojas de cálculo?

La norma no nombra a Excel. Habla del «sistema de gestión de la información del laboratorio», y su nota 1 aclara que incluye tanto sistemas informatizados como no informatizados. Una hoja de cálculo que procesa datos y produce resultados reportados cae dentro de ese alcance. Los requisitos que aplican son:

• 7.11.2: validar la funcionalidad antes de la puesta en uso; autorizar, documentar y validar cualquier cambio antes de implementarlo.
• 7.11.3: proteger el sistema contra el acceso no autorizado y la manipulación, y registrar sus fallas.
• 7.11.6: verificar de manera apropiada y sistemática los cálculos y las transferencias de datos.
• 7.6: identificar las contribuciones a la incertidumbre y evaluarla; en calibración, para todas las calibraciones (7.6.2).
• 7.5 y 8.4: conservar registros técnicos suficientes para repetir la actividad y controlar esos registros.

La nota 2 de 7.11.2 indica que el software comercial usado dentro de su campo de aplicación previsto puede considerarse suficientemente validado. Una hoja construida por el laboratorio no entra en esa nota: las fórmulas son del laboratorio y le corresponde demostrar que funcionan.

Ocho riesgos y cómo controlarlos

1. Fórmulas que cambian sin dejar rastro

Una celda sobrescrita a mano o una fórmula copiada con un rango corrido cambia el resultado sin aviso. Si no hay registro de cambios, el laboratorio no puede demostrar qué cálculo respaldó un certificado ya emitido.

2. Versiones sueltas del mismo libro

Cuando hay copias en varios equipos o adjuntas en correos, nadie puede asegurar que se usó la versión validada. Es un problema de control de documentos (8.3) antes que de metrología.

3. Una hoja que nunca se validó

Que la hoja «siempre ha funcionado» no es evidencia. La validación consiste en demostrar, con un caso de resultados conocidos, que reproduce los valores correctos, y conservar esa evidencia. El procedimiento paso a paso está en cómo validar una plantilla de cálculo.

4. Presupuesto de incertidumbre incompleto o difícil de explicar

El numeral 7.6.1 pide identificar las contribuciones significativas. Las típicas en calibración son la incertidumbre del patrón según su certificado, la resolución del instrumento, la repetibilidad, la deriva del patrón, la histéresis cuando aplica y el efecto de las condiciones ambientales. Si cada valor vive en una celda sin descripción, explicar al auditor de dónde sale toma más tiempo que el cálculo mismo.

5. Factor de cobertura aplicado por costumbre

Usar k = 2 da una probabilidad de cobertura cercana al 95 % solo si la distribución del mensurando es aproximadamente normal y los grados efectivos de libertad son suficientes. Cuando domina una contribución tipo A con pocas repeticiones, la guía JCGM 100:2008 (GUM, anexo G) usa la fórmula de Welch-Satterthwaite para estimar los grados efectivos de libertad y elegir k.

6. Redondeo y presentación inconsistentes

La política ILAC P14, vigente bajo la Global Accreditation Cooperation desde 2026, pide expresar la incertidumbre expandida con, como máximo, dos cifras significativas, y redondear el resultado al mismo nivel. También establece que la incertidumbre informada no puede ser menor que la capacidad de medición y calibración (CMC) del alcance acreditado. Una hoja con redondeos distintos en cada pestaña produce certificados incoherentes.

7. Datos de entrada sin trazabilidad

El patrón usado, su certificado vigente y las condiciones ambientales de la medición deben poder identificarse desde el registro técnico. Si esa información está en otro archivo o en la memoria de quien midió, la cadena de trazabilidad metrológica se debilita.

8. Copiar y pegar del cálculo al certificado

Cada transcripción es una transferencia de datos que 7.11.6 pide verificar. El error más común de una auditoría no está en la fórmula: está en un valor bien calculado y mal copiado.

Lista de control para su próxima revisión

• Las celdas de cálculo están bloqueadas y se sabe quién puede modificarlas.
• Existe una sola versión vigente, identificada en cada certificado emitido.
• Hay evidencia de validación contra un caso real, con fecha y responsable.
• Cada contribución de incertidumbre tiene descripción, distribución y fuente.
• Los grados efectivos de libertad y el factor k se calculan, no se suponen.
• La regla de redondeo es una sola y respeta la CMC.
• Patrón y condiciones ambientales quedan registrados junto con cada cálculo.
• Después de cada cambio en la hoja se repite la validación.

Términos clave

• Incertidumbre de medición: el margen de duda razonable que acompaña a todo resultado. Ejemplo: «10,00 bar ± 0,10 bar» dice que el valor está, con alta probabilidad, entre 9,90 y 10,10 bar.
• Presupuesto de incertidumbre: la tabla que lista cada fuente de duda, su valor, su distribución y cuánto pesa en el total. Ejemplo: patrón, resolución del instrumento, repetibilidad y temperatura, cada una en una fila.
• Evaluación tipo A y tipo B: tipo A se calcula con estadística a partir de lecturas repetidas; tipo B se obtiene de otra información, como un certificado o la resolución. Ejemplo: diez lecturas del mismo punto (A) y la incertidumbre que trae el certificado del patrón (B).
• Factor de cobertura (k): el multiplicador que convierte la incertidumbre estándar en incertidumbre expandida. Ejemplo: con u = 0,05 bar y k = 2, U = 0,10 bar.
• Grados efectivos de libertad: indican cuánta información respalda la incertidumbre. Con pocas repeticiones son pocos y k debe ser mayor que 2 para mantener cerca del 95 % de cobertura; se estiman con la fórmula de Welch-Satterthwaite.
• CMC (capacidad de medición y calibración): la menor incertidumbre que un laboratorio acreditado puede ofrecer en condiciones normales, publicada en su alcance de acreditación. Ningún certificado puede declarar una incertidumbre menor.
• Transferencia de datos: todo paso de un valor de un lugar a otro: del instrumento a la hoja, de la hoja al certificado. Ejemplo: copiar a mano el error calculado en el certificado.

Cómo lo resuelve Go-Cal

En Go-Cal la plantilla de cálculo no es un archivo que se copia: es una versión controlada. Antes de usarse en trabajos reales se valida contra un caso real del laboratorio, comparando resultado por resultado con los valores de su Excel. Cada cambio crea una versión nueva que se vuelve a validar. Quien captura solo ingresa lecturas; el motor hace el cálculo, la captura queda con autor y fecha, los patrones se registran con su certificado y vigencia, y el certificado se genera desde el mismo registro, con firma digital y código QR, sin retranscribir.

Go-Cal es una herramienta de gestión: no otorga la acreditación y las decisiones técnicas siguen siendo del personal autorizado del laboratorio.

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